Un’intervista con Giorgio: l’evoluzione della gestione documentale
La Gestione Documentale ha vissuto una straordinaria trasformazione negli ultimi decenni, evolvendosi dai primi sistemi strutturati fino all’integrazione di motori di ricerca avanzati e innovazioni hardware.
Giorgio, esperto del settore e CEO di Technology & Cognition Lab, ci guida attraverso questo viaggio, esplorando l’impatto di piattaforme pionieristiche come Documentum, le sfide della ricerca documentale e il ruolo dell’hardware nel rendere tutto questo possibile.
La nascita dei sistemi documentali: Documentum e le prime innovazioni
Negli anni '90, l’introduzione di piattaforme come Documentum ha rivoluzionato la gestione documentale. Questi sistemi di Enterprise Content Management (ECM) offrivano un approccio strutturato per archiviare, tracciare e gestire grandi quantità di documenti.
“Con Documentum, le aziende hanno potuto centralizzare la gestione documentale nei cosidetti Silos. Era il primo passo per trasformare i documenti in risorse aziendali facilmente accessibili,” spiega Giorgio.
Caratteristiche distintive di Documentum:
- Versionamento e tracciabilità: Cronologia completa delle modifiche per conformità e audit.
- Flussi di lavoro automatizzati: Processi approvativi integrati che miglioravano la produttività.
- Sicurezza avanzata: Controllo granulare degli accessi.
- Integrazione con altri sistemi: Collegamenti a software aziendali e strumenti di progettazione.
Documentum trovò applicazione in settori altamente regolamentati come il farmaceutico, l’energia e la finanza. Tuttavia, le sue capacità si rivelarono cruciali soprattutto in contesti complessi come quello aerospaziale. Boeing, ad esempio, ha utilizzato la piattaforma per gestire milioni di documenti tecnici e certificazioni di sicurezza, dimostrando quanto fosse essenziale una gestione centralizzata e strutturata in un contesto documentale così complesso.
Il ruolo dell’hardware: dall’automazione delle copie alla digitalizzazione
L’hardware ha avuto un ruolo fondamentale nel trasformare la gestione documentale, a partire dalle fotocopiatrici fino agli scanner produttivi distribuiti capillarmente.
Fotocopiatrici: il primo strumento di automazione nella gestione documentale
Le fotocopiatrici hanno rappresentato una rivoluzione epocale nella gestione dei documenti prima dell’avvento dell’informatica. Introdotte su larga scala negli anni ’60, queste macchine hanno reso possibile duplicare rapidamente grandi quantità di documenti, eliminando l’esigenza di copiare testi manualmente o con il ciclostile.
“Le fotocopiatrici hanno democratizzato l’accesso alla duplicazione dei documenti. In contesti aziendali e pubblici, hanno ridotto i tempi di lavoro, semplificando le operazioni burocratiche e amministrative,” osserva Giorgio.
Stampa laser, fax e multifunzioni: la distribuzione alla portata di tutti
Con il progresso tecnologico, la gestione documentale si è spostata oltre la semplice duplicazione. La stampa laser, introdotta negli anni ’80, ha offerto una qualità superiore e velocità di stampa mai viste prima. Questo sviluppo ha reso possibile la produzione dei documenti e la loro moltiplicazione, trasformando la comunicazione aziendale.
Parallelamente, i fax hanno rivoluzionato la distribuzione dei documenti, consentendo per la prima volta di inviare copie a distanza quasi istantaneamente. Giorgio spiega:
“Il fax è stato il primo ponte tra il cartaceo e il digitale, un simbolo della rapidità con cui le informazioni potevano essere condivise anche tra sedi remote.”
L’avvento delle multifunzioni con scanner produttivi, avvenuta insieme all'internet, combinando stampa, scansione, fax e copia in un unico dispositivo, ha ulteriormente potenziato la gestione documentale.
- Distribuzione capillare: Le multifunzioni, ormai presenti in ogni ufficio, hanno permesso a tutti i dipendenti di accedere a strumenti avanzati per la produzione e modifica dei documenti.
- Digitalizzazione semplice: Gli scanner integrati hanno reso possibile trasformare documenti cartacei in file digitali, favorendo l’archiviazione, la distribuzione e la condivisione via internet.
- Moltiplicazione rapida: Le funzionalità di copia e stampa hanno eliminato le barriere, permettendo di accedere ai documenti su larga scala con sforzo minimo.
“Questa fase ha segnato l’inizio della vera produttività documentale,” conclude Giorgio. “Non si trattava più solo di creare o duplicare documenti, ma di modificarli, archiviarli e distribuirli a tutti gli effetti.”
La sfida della ricerca: il primo passo verso l’intelligenza artificiale
Con l’aumento dei volumi documentali, grazie a questi strumenti HW come le stampe laser, le multifunzioni e i fax, il problema non era più solo archiviare, ma anche trovare rapidamente le informazioni rilevanti. Questo ha portato allo sviluppo di tecnologie di ricerca sempre più sofisticate, culminando nell’adozione dei primi elementi di intelligenza artificiale.
Google e il modello PageRank:
- Google ha introdotto un modello rivoluzionario, basato sulla rilevanza e sulle connessioni tra i contenuti.
Giorgio osserva:
“Google ha dimostrato che trovare rapidamente le informazioni giuste può trasformare il modo di lavorare.”
Autonomy e l’intelligenza semantica:
- Autonomy, fondata da Mike Lynch recentemente suo malgrado nei riflettori delle cronache europee, ha segnato un punto di svolta nella ricerca documentale, passando dall’analisi di parole chiave alla comprensione del significato dei contenuti. Questo modello ha aperto la strada alla ricerca concettuale e al primo utilizzo di reti neurali primitive per interpretare i documenti.
Giorgio spiega:
“Autonomy è stato il primo tentativo significativo di utilizzare una rete neurale primitiva per elaborare e interpretare i documenti. Questo modello semantico ha consentito di capire le relazioni logiche e il contesto, un cambiamento epocale per la gestione delle informazioni.”
Elasticsearch e la flessibilità moderna:
- Elasticsearch ha reso la ricerca scalabile e personalizzabile, permettendo di gestire grandi archivi aziendali con efficienza e velocità.
Giorgio aggiunge:
“Elasticsearch ha portato la ricerca a un livello accessibile a tutte le aziende, con una potenza prima riservata a poche soluzioni su misura.”
Il futuro: la visione AI-driven
La gestione documentale moderna non è solo il risultato di hardware e motori di ricerca avanzati. Piattaforme come AIDA rappresentano un salto generazionale, combinando il meglio del passato con l’intelligenza artificiale.
Le principali innovazioni di AIDA
- IDP (Intelligent Document Processing):
- AIDA sposta il focus oltre la semplice indicizzazione e ricerca via riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), entrando nel campo dell’IDP per elaborare e comprendere i documenti in modo intelligente.
- Non si tratta solo di digitalizzare testi, ma di estrarre informazioni strutturate e di contestualizzarle in processi aziendali. Ad esempio:
- Comprensione semantica: AIDA può distinguere tra una fattura, un contratto o un ordine di acquisto, adattando il flusso di elaborazione al tipo di documento.
- Classificazione automatica: Identifica e organizza i documenti sulla base del contenuto, senza la necessità di configurazioni manuali complesse.
- Estrazione avanzata: Riconosce e acquisisce dati specifici (come importi, date o firme), indipendentemente dal layout del documento.
- Questa tecnologia trova applicazione in numerosi settori, come finanza, assicurazioni, sanità e legale, dove l’elaborazione di grandi volumi di documenti è una necessità quotidiana.
- Relazioni tra documenti:
- Grazie alla precisione garantita dall’IDP, AIDA è in grado di creare connessioni tra documenti apparentemente scollegati, utilizzando i Knowledge Graph.
- Questo significa che, ad esempio, una fattura può essere collegata automaticamente al contratto associato, alle relative note di credito e ai pagamenti effettuati.
- Questo approccio consente alle aziende di ottenere una visione completa delle informazioni e di prendere decisioni basate su una comprensione più ampia dei loro dati.
- Analisi dei dati e visualizzazione:
- AIDA non si limita a gestire documenti, ma trasforma i dati contenuti ed estratti direttamente dai documenti in insight strategici per l'azienda.
- Grazie a dashboard interattive, è possibile visualizzare metriche basate sulle informazioni estratte, come ad esempio:
- Il totale degli incassi dovuti per i documenti processati in un determinato periodo, calcolato automaticamente dai dati contenuti in fatture e ordini.
- Le tempistiche delle firme sui contratti, con l’analisi del numero di prodotti o servizi inclusi in specifiche timeline, per monitorare l’efficacia del ciclo di vendita o approvazione.
- Le statistiche delle anamnesi più frequenti che un centro clinico deve considerare nella programmazione delle proprie attività, utili per identificare tendenze e migliorare l’efficienza operativa.
- Questa capacità trasforma i documenti da semplici file archiviati in strumenti attivi di Business Intelligence, fondamentali per prendere decisioni informate.
- Ricerca predittiva e automazione proattiva (Road Map):
- Nel futuro di AIDA, la ricerca predittiva e l’automazione proattiva rappresentano due elementi complementari che trasformeranno ulteriormente la gestione documentale.
- La ricerca predittiva utilizzerà algoritmi di machine learning per analizzare dati storici e comportamenti degli utenti, anticipando necessità specifiche.
- Ad esempio, AIDA potrà suggerire automaticamente i documenti utili durante la revisione di un contratto, come fatture collegate o corrispondenze precedenti, riducendo i tempi che l'attività richiede.
- L’automazione proattiva andrà oltre, integrando questa capacità predittiva nei processi aziendali:
- Attivando flussi di lavoro automatici basati su scenari ricorrenti.
- Generando notifiche o azioni preconfigurate in base ai documenti elaborati.
- Inviando promemoria per scadenze importanti o richiedendo interventi specifici in tempo reale.
Giorgio commenta:
“Con la ricerca predittiva e l’automazione proattiva, AIDA non sarà solo uno strumento di supporto, ma un vero assistente digitale che anticipa le esigenze, propone soluzioni e agisce per conto dell'utente, semplificando processi complessi.”
Giorgio spiega:
“Alla base rimane sempre una capacità analitica che permette di sfruttare il potenziale dei documenti come una fonte diretta di dati strategici, rendendo la pianificazione aziendale basata su informazioni reali e tempestive.”
Giorgio spiega:
“I Knowledge Graph rendono AIDA uno strumento non solo di ricerca, ma di navigazione intelligente. Non si limita a trovare documenti; li inserisce in un contesto, creando una mappa logica delle relazioni tra i dati contenuti nei documenti stessi.”
Giorgio sottolinea:
“L’IDP consente di trasformare documenti complessi in dati utilizzabili, automatizzando processi che prima richiedevano l’intervento umano e migliorando drasticamente l’efficienza.”
Contestualizzare l'AI: una nuova era per l'azione organizzativa
Guardando al futuro, la sfida sarà come aiutare l'AI a essere sempre più precisa nelle risposte. Questo potrà accadere attraverso una contestualizzazione sempre più avanzata delle informazioni su cui lavorare, dare risposte o eseguire compiti.
Con strumenti come AIDA, l’intelligenza artificiale diventerà un assistente ancora più potente e intuitivo, capace di anticipare le esigenze degli utenti, ridurre gli errori e semplificare processi complessi. Questo rappresenta non solo il futuro della gestione documentale, ma una nuova era per l’azione organizzativa.
