Une interview avec Giorgio : l'évolution de la gestion documentaire

La Gestion Documentaire a connu une transformation extraordinaire au cours des dernières décennies, évoluant des premiers systèmes structurés jusqu'à l'intégration de moteurs de recherche avancés et d'innovations matérielles.

Giorgio, expert du secteur et PDG de Technology & Cognition Lab, nous guide à travers ce voyage, explorant l'impact de plateformes pionnières comme Documentum, les défis de la recherche documentaire et le rôle du matériel dans la rend possible.

La naissance des systèmes documentaires : Documentum et les premières innovations

Dans les années 90, l'introduction de plateformes comme Documentum a révolutionné la gestion documentaire. Ces systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) offraient une approche structurée pour stocker, suivre et gérer de grandes quantités de documents.

“Avec Documentum, les entreprises ont pu centraliser la gestion documentaire dans les soi-disant Silos. C'était le premier pas pour transformer les documents en ressources d'entreprise facilement accessibles,” explique Giorgio.

Caractéristiques distinctives de Documentum :

• Versionnement et traçabilité : Historique complet des modifications pour la conformité et l'audit.
• Flux de travail automatisés : Processus d'approbation intégrés qui amélioraient la productivité.
• Sécurité avancée : Contrôle granulaire des accès.
• Intégration avec d'autres systèmes : Liens vers des logiciels d'entreprise et des outils de conception.

Documentum a trouvé application dans des secteurs hautement réglementés comme le pharmaceutique, l'énergie et la finance. Cependant, ses capacités se sont avérées cruciales surtout dans des contextes complexes comme l'aérospatial. Boeing, par exemple, a utilisé la plateforme pour gérer des millions de documents techniques et des certifications de sécurité, démontrant combien une gestion centralisée et structurée était essentielle dans un contexte documentaire aussi complexe.

Le rôle du matériel : de l'automatisation des copies à la numérisation

Le matériel a joué un rôle fondamental dans la transformation de la gestion documentaire, allant des photocopieurs aux scanners productifs distribués largement.

Photocopieurs : le premier outil d'automatisation dans la gestion documentaire

Les photocopieurs ont représenté une révolution époque dans la gestion des documents avant l'avènement de l'informatique. Introduits à grande échelle dans les années 60, ces machines ont rendu possible la duplication rapide de grandes quantités de documents, éliminant le besoin de copier des textes manuellement ou avec le cyclostyle.

“Les photocopieurs ont démocratisé l'accès à la duplication des documents. Dans les contextes d'entreprise et publics, ils ont réduit les temps de travail, simplifiant les opérations bureaucratiques et administratives,” observe Giorgio.

Impression laser, fax et multifonctions : la distribution à la portée de tous

Avec le progrès technologique, la gestion documentaire s'est déplacée au-delà de la simple duplication. L'impression laser, introduite dans les années 80, a offert une qualité supérieure et une vitesse d'impression jamais vue auparavant. Ce développement a rendu possible la production de documents et leur multiplication, transformant la communication d'entreprise.

Parallèlement, les fax ont révolutionné la distribution des documents, permettant pour la première fois d'envoyer des copies à distance presque instantanément. Giorgio explique :

“Le fax a été le premier pont entre le papier et le numérique, un symbole de la rapidité avec laquelle les informations pouvaient être partagées même entre sites distants.”

L'avènement des multifonctions avec scanners productifs, survenu conjointement à Internet, combinant impression, numérisation, fax et copie en un seul appareil, a encore renforcé la gestion documentaire.

• Distribution capillaire : Les multifonctions, désormais présentes dans chaque bureau, ont permis à tous les employés d'accéder à des outils avancés pour la production et la modification de documents.
• Numérisation simple : Les scanners intégrés ont rendu possible la transformation de documents papier en fichiers numériques, favorisant l'archivage, la distribution et le partage via Internet.
• Multiplication rapide : Les fonctionnalités de copie et d'impression ont supprimé les barrières, permettant un accès aux documents à grande échelle avec un effort minimal.

“Cette phase a marqué le début de la véritable productivité documentaire,” conclut Giorgio. “Il ne s'agissait plus simplement de créer ou de dupliquer des documents, mais de les modifier, les archiver et les distribuer à tous les effets.”

Le défi de la recherche : le premier pas vers l'intelligence artificielle

Avec l'augmentation des volumes documentaires, grâce à ces outils HW comme les impressions laser, les multifonctions et les fax, le problème n'était plus seulement d'archiver, mais aussi de trouver rapidement les informations pertinentes. Ceci a conduit au développement de technologies de recherche de plus en plus sophistiquées, culminant dans l'adoption des premiers éléments d'intelligence artificielle.

Google et le modèle PageRank :

• Google a introduit un modèle révolutionnaire, basé sur la pertinence et les connexions entre les contenus.

Giorgio observe :

“Google a démontré que trouver rapidement les informations correctes peut transformer la façon de travailler.”

Autonomy et l'intelligence sémantique :

• Autonomy, fondée par Mike Lynch récemment malheureusement sous les projecteurs des chroniques européennes, a marqué un tournant dans la recherche documentaire, passant de l'analyse de mots-clés à la compréhension du sens des contenus. Ce modèle a ouvert la voie à la recherche conceptuelle et à la première utilisation de réseaux neuronaux primitifs pour interpréter les documents.

Giorgio explique :

“Autonomy a été la première tentative significative d'utiliser un réseau neuronal primitif pour traiter et interpréter les documents. Ce modèle sémantique a permis de comprendre les relations logiques et le contexte, un changement d'époque pour la gestion de l'information.”

Elasticsearch et la flexibilité moderne :

• Elasticsearch a rendu la recherche évolutive et personnalisable, permettant de gérer de grands archives d'entreprise avec efficacité et rapidité.

Giorgio ajoute :

“Elasticsearch a amené la recherche à un niveau accessible à toutes les entreprises, avec une puissance auparavant réservée à quelques solutions sur mesure.”

L'avenir : la vision AI-driven

La gestion documentaire moderne n'est pas seulement le résultat de matériel et de moteurs de recherche avancés. Des plateformes comme AIDA représentent un saut générationnel, combinant le meilleur du passé avec l'intelligence artificielle.

Les principales innovations d'AIDA

1. IDP (Intelligent Document Processing) :
   • AIDA dépasse la simple indexation et recherche via reconnaissance optique des caractères (OCR), entrant dans le domaine de l'IDP pour traiter et comprendre les documents de manière intelligente.
   • Il ne s'agit pas seulement de numériser des textes, mais d'extraire des informations structurées et de les contextualiser dans des processus d'affaires. Par exemple :
     • Compréhension sémantique : AIDA peut distinguer entre une facture, un contrat ou un bon de commande, adaptant le flux de traitement au type de document.
     • Classification automatique : Identifie et organise les documents en fonction du contenu, sans la nécessité de configurations manuelles complexes.
     • Extraction avancée : Reconnaît et acquiert des données spécifiques (comme les montants, les dates ou les signatures), indépendamment de la mise en page du document.
   • Cette technologie trouve application dans de nombreux secteurs, tels que la finance, l'assurance, la santé et le juridique, où le traitement de grands volumes de documents est une nécessité quotidienne.
2. Relations entre documents :
   • Grâce à la précision garantie par l'IDP, AIDA est capable de créer des connexions entre des documents apparemment déconnectés, utilisant les Knowledge Graph.
   • Cela signifie que, par exemple, une facture peut être automatiquement liée au contrat associé, aux notes de crédit correspondantes et aux paiements effectués.
   • Cette approche permet aux entreprises d'obtenir une vue d'ensemble des informations et de prendre des décisions basées sur une compréhension plus large de leurs données.
3. Analyse des données et visualisation :
   • AIDA ne se limite pas à gérer des documents, mais transforme les données contenues et extraites directement des documents en aperçus stratégiques pour l'entreprise.
   • Grâce à des tableaux de bord interactifs, il est possible de visualiser des métriques basées sur les informations extraites, comme par exemple :
     • Le total des recettes dues pour les documents traités pendant une période donnée, calculé automatiquement à partir des données contenues dans les factures et les commandes.
     • Les délais des signatures sur les contrats, avec l'analyse du nombre de produits ou services inclus dans des chronologies spécifiques, pour surveiller l'efficacité du cycle de vente ou d'approbation.
     • Les statistiques des anamnèses les plus fréquentes qu'un centre clinique doit considérer dans la planification de ses activités, utiles pour identifier les tendances et améliorer l'efficacité opérationnelle.
   • Cette capacité transforme les documents de simples fichiers archivés en outils actifs de Business Intelligence, essentiels pour prendre des décisions informées.
4. Recherche prédictive et automatisation proactive (Road Map) :
   • Dans l'avenir d'AIDA, la recherche prédictive et l'automatisation proactive représentent deux éléments complémentaires qui transformeront davantage la gestion documentaire.
   • La recherche prédictive utilisera des algorithmes d'apprentissage automatique pour analyser les données historiques et les comportements des utilisateurs, anticipant des besoins spécifiques.
     • Par exemple, AIDA pourra suggérer automatiquement les documents utiles lors de la révision d'un contrat, comme les factures liées ou les correspondances précédentes, réduisant le temps que l'activité requiert.
   • L'automatisation proactive ira au-delà, intégrant cette capacité prédictive dans les processus d'entreprise :
     • Activant des flux de travail automatiques basés sur des scénarios récurrents.
     • Générant des notifications ou des actions préconfigurées en fonction des documents traités.
     • Envoyant des rappels pour des échéances importantes ou demandant des interventions spécifiques en temps réel.

Giorgio commente :

“Avec la recherche prédictive et l'automatisation proactive, AIDA ne sera pas seulement un outil de soutien, mais un véritable assistant digital qui anticipe les besoins, propose des solutions et agit pour le compte de l'utilisateur, simplifiant les processus complexes.”

Giorgio explique :

“À la base reste toujours une capacité analytique qui permet d'exploiter le potentiel des documents comme une source directe de données stratégiques, rendant la planification d'entreprise basée sur des informations réelles et opportunes.”

Giorgio explique :

“Les Knowledge Graph rendent AIDA un outil non seulement de recherche, mais de navigation intelligente. Il ne se limite pas à trouver des documents ; il les place dans un contexte, créant une carte logique des relations entre les données contenues dans les documents eux-mêmes.”

Giorgio souligne :

“L'IDP permet de transformer des documents complexes en données utilisables, automatisant des processus qui auparavant nécessitaient une intervention humaine et améliorant considérablement l'efficacité.”

Contextualiser l'IA : une nouvelle ère pour l'action organisationnelle

À l'avenir, le défi sera de aider l'IA à être de plus en plus précise dans ses réponses. Cela pourra se faire par une contextualisation de plus en plus avancée des informations sur lesquelles travailler, donner des réponses ou exécuter des tâches.

Avec des outils comme AIDA, l'intelligence artificielle deviendra un assistant encore plus puissant et intuitif, capable d'anticiper les besoins des utilisateurs, de réduire les erreurs et de simplifier les processus complexes. Ceci représente non seulement l'avenir de la gestion documentaire, mais une nouvelle ère pour l'action organisationnelle.