Uma entrevista com Giorgio: a evolução da gestão documental

A Gestão Documental experimentou uma transformação extraordinária nas últimas décadas, evoluindo dos primeiros sistemas estruturados até a integração de motores de busca avançados e inovações de hardware.

Giorgio, especialista do setor e CEO da Technology & Cognition Lab, nos guia através desta jornada, explorando o impacto de plataformas pioneiras como Documentum, os desafios da pesquisa documental e o papel do hardware em tornar tudo isso possível.

O surgimento dos sistemas documentais: Documentum e as primeiras inovações

Nos anos 90, a introdução de plataformas como Documentum revolucionou a gestão documental. Esses sistemas de Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM) ofereciam uma abordagem estruturada para armazenar, rastrear e gerenciar grandes quantidades de documentos.

“Com o Documentum, as empresas puderam centralizar a gestão documental nos chamados Silos. Era o primeiro passo para transformar documentos em recursos empresariais facilmente acessíveis,” explica Giorgio.

Características distintivas do Documentum:

• Versão e rastreabilidade: Histórico completo de alterações para conformidade e auditorias.
• Fluxos de trabalho automatizados: Processos de aprovação integrados que melhoravam a produtividade.
• Segurança avançada: Controle granular de acesso.
• Integração com outros sistemas: Conexões com softwares empresariais e ferramentas de design.

Documentum foi aplicado em setores altamente regulamentados como farmacêutico, energia e finanças. No entanto, suas capacidades provaram ser cruciais especialmente em contextos complexos como o aeroespacial. Boeing, por exemplo, usou a plataforma para gerenciar milhões de documentos técnicos e certificações de segurança, demonstrando quão essencial era uma gestão centralizada e estruturada em um contexto documental tão complexo.

O papel do hardware: da automação de cópias à digitalização

O hardware teve um papel fundamental na transformação da gestão documental, começando pelas copiadoras até os scanners produtivos distribuídos em grande escala.

Copiadoras: o primeiro instrumento de automação na gestão documental

As copiadoras representaram uma revolução épica na gestão de documentos antes do advento da informática. Introduzidas em larga escala nos anos 60, essas máquinas tornaram possível duplicar rapidamente grandes quantidades de documentos, eliminando a necessidade de copiar textos manualmente ou com o mimeógrafo.

“As copiadoras democratizaram o acesso à duplicação de documentos. Em contextos empresariais e públicos, reduziram os tempos de trabalho, simplificando operações burocráticas e administrativas,” observa Giorgio.

Impressão a laser, fax e multifuncionais: distribuição ao alcance de todos

Com o avanço tecnológico, a gestão documental mudou além da simples duplicação. A impressão a laser, introduzida nos anos 80, ofereceu uma qualidade e velocidade de impressão nunca vistas antes. Esse desenvolvimento tornou possível a produção e multiplicação de documentos, transformando a comunicação empresarial.

Paralelamente, os fax revolucionaram a distribuição de documentos, permitindo pela primeira vez enviar cópias à distância quase instantaneamente. Giorgio explica:

“O fax foi a primeira ponte entre o papel e o digital, um símbolo da rapidez com que as informações podiam ser compartilhadas mesmo entre sedes distantes.”

A chegada das multifuncionais com scanners produtivos, junto com a internet, combinando impressão, digitalização, fax e cópia em um único dispositivo, aumentou ainda mais a gestão documental.

• Distribuição capilar: As multifuncionais, agora presentes em cada escritório, permitiram a todos os funcionários acesso a ferramentas avançadas para a produção e edição de documentos.
• Digitalização simples: Os scanners integrados possibilitaram transformar documentos em papel em arquivos digitais, favorecendo o arquivamento, a distribuição e o compartilhamento via internet.
• Multiplicação rápida: As funcionalidades de cópia e impressão eliminaram as barreiras, permitindo acesso aos documentos em larga escala com esforço mínimo.

“Esta fase marcou o início da verdadeira produtividade documental,” conclui Giorgio. “Não se tratava mais apenas de criar ou duplicar documentos, mas de modificá-los, arquivá-los e distribuí-los a todos os efeitos.”

O desafio da pesquisa: o primeiro passo para a inteligência artificial

Com o aumento dos volumes documentais, graças a essas ferramentas HW como as impressões a laser, as multifuncionais e os fax, o problema não era mais apenas arquivar, mas também encontrar rapidamente as informações relevantes. Isso levou ao desenvolvimento de tecnologias de busca cada vez mais sofisticadas, culminando na adoção dos primeiros elementos de inteligência artificial.

Google e o modelo PageRank:

• O Google introduziu um modelo revolucionário, baseado na relevância e nas conexões entre os conteúdos.

Giorgio observa:

“O Google mostrou que encontrar rapidamente as informações certas pode transformar o modo de trabalhar.”

Autonomy e a inteligência semântica:

• Autonomy, fundada por Mike Lynch recentemente sob os holofotes das notícias europeias, marcou um ponto de virada na pesquisa documental, passando da análise de palavras-chave à compreensão do significado dos conteúdos. Este modelo abriu caminho para a pesquisa conceitual e o primeiro uso de redes neurais primitivas para interpretar os documentos.

Giorgio explica:

“Autonomy foi a primeira tentativa significativa de usar uma rede neural primitiva para processar e interpretar documentos. Este modelo semântico permitiu entender as relações lógicas e o contexto, uma mudança época para a gestão de informações.”

Elasticsearch e a flexibilidade moderna:

• Elasticsearch tornou a pesquisa escalável e personalizável, permitindo gerenciar grandes arquivos empresariais com eficiência e rapidez.

Giorgio adiciona:

“Elasticsearch trouxe a pesquisa a um nível acessível a todas as empresas, com um poder antes reservado a poucas soluções sob medida.”

O futuro: a visão AI-driven

A gestão documental moderna não é apenas o resultado de hardware e motores de busca avançados. Plataformas como AIDA representam um salto geracional, combinando o melhor do passado com a inteligência artificial.

As principais inovações de AIDA

1. IDP (Processamento Inteligente de Documentos):
   • AIDA move o foco além da simples indexação e busca via reconhecimento óptico de caracteres (OCR), entrando no campo doIDP para processar e entender os documentos de forma inteligente.
   • Não se trata apenas de digitalizar textos, mas de extrair informações estruturadas e de contextualizá-las em processos empresariais. Por exemplo:
     • Compreensão semântica: AIDA pode distinguir entre uma fatura, um contrato ou um pedido de compra, adaptando o fluxo de processamento ao tipo de documento.
     • Classificação automática: Identifica e organiza os documentos com base no conteúdo, sem a necessidade de configurações manuais complexas.
     • Extração avançada: Reconhece e captura dados específicos (como valores, datas ou assinaturas), independentemente do layout do documento.
   • Esta tecnologia encontra aplicação em numerosos setores, como finanças, seguros, saúde e jurídico, onde o processamento de grandes volumes de documentos é uma necessidade diária.
2. Relações entre documentos:
   • Graças à precisão garantida pelo IDP, AIDA é capaz de criar conexões entre documentos aparentemente desconectados, usando os Knowledge Graph.
   • Isso significa que, por exemplo, uma fatura pode ser automaticamente vinculada ao contrato associado, às notas de crédito relacionadas e aos pagamentos efetuados.
   • Esta abordagem permite às empresas obter uma visão completa das informações e tomar decisões baseadas em um entendimento mais amplo dos seus dados.
3. Análise de dados e visualização:
   • AIDA não se limita a gerenciar documentos, mas transforma os dados contidos e extraídos diretamente dos documentos em insights estratégicos para a empresa.
   • Graças a dashboards interativos, é possível visualizar métricas baseadas nas informações extraídas, como por exemplo:
     • O total dos recebimentos devidos para os documentos processados em um determinado período, calculado automaticamente a partir dos dados contidos em faturas e pedidos.
     • Os tempos de assinatura em contratos, com a análise do número de produtos ou serviços incluídos em linhas de tempo específicas, para monitorar a eficácia do ciclo de vendas ou aprovação.
     • As estatísticas das anamneses mais frequentes que um centro clínico deve considerar na programação de suas atividades, úteis para identificar tendências e melhorar a eficiência operacional.
   • Esta capacidade transforma os documentos de simples arquivos armazenados em ferramentas ativas de Business Intelligence, fundamentais para tomar decisões informadas.
4. Pesquisa preditiva e automação proativa (Road Map):
   • No futuro de AIDA, a pesquisa preditiva e a automação proativa são dois elementos complementares que transformarão ainda mais a gestão documental.
   • A pesquisa preditiva usará algoritmos de aprendizado de máquina para analisar dados históricos e comportamentos dos usuários, antecipando necessidades específicas.
     • Por exemplo, AIDA poderá sugerir automaticamente os documentos úteis durante a revisão de um contrato, como faturas vinculadas ou correspondências anteriores, reduzindo o tempo que a atividade requer.
   • A automação proativa irá além, integrando essa capacidade preditiva nos processos empresariais:
     • Ativando fluxos de trabalho automáticos baseados em cenários recorrentes.
     • Gerando notificações ou ações pré-configuradas com base nos documentos processados.
     • Enviando lembretes para prazos importantes ou solicitando intervenções específicas em tempo real.

Giorgio comenta:

“Com a pesquisa preditiva e a automação proativa, AIDA não será apenas uma ferramenta de suporte, mas um verdadeiro assistente digital que antecipa as necessidades, propõe soluções e age em nome do usuário, simplificando processos complexos.”

Giorgio explica:

“Na base, permanece sempre uma capacidade analítica que permite aproveitar o potencial dos documentos como uma fonte direta de dados estratégicos, tornando o planejamento empresarial baseado em informações reais e oportunas.”

Giorgio explica:

“Os Knowledge Graph tornam AIDA uma ferramenta não apenas de pesquisa, mas de navegação inteligente. Não se limita a encontrar documentos; os insere em um contexto, criando um mapa lógico das relações entre os dados contidos nos documentos.”

Giorgio enfatiza:

“O IDP permite transformar documentos complexos em dados utilizáveis, automatizando processos que antes exigiam intervenção humana e melhorando drasticamente a eficiência.”

Contextualizando a IA: uma nova era para a ação organizacional

Olhando para o futuro, o desafio será como ajudar a IA a ser cada vez mais precisa nas respostas. Isso poderá acontecer através de uma contextualização cada vez mais avançada das informações com as quais trabalhar, dar respostas ou executar tarefas.

Com ferramentas como AIDA, a inteligência artificial se tornará um assistente ainda mais poderoso e intuitivo, capaz de antecipar as necessidades dos usuários, reduzir erros e simplificar processos complexos. Isso representa não apenas o futuro da gestão documental, mas uma nova era para a ação organizacional.