Una entrevista con Giorgio: la evolución de la gestión documental
La Gestión Documental ha experimentado una transformación extraordinaria en las últimas décadas, evolucionando desde los primeros sistemas estructurados hasta la integración de motores de búsqueda avanzados e innovaciones de hardware.
Giorgio, experto en el sector y CEO de Technology & Cognition Lab, nos guía a través de este viaje, explorando el impacto de plataformas pioneras como Documentum, los desafíos de la búsqueda documental y el papel del hardware en hacer todo esto posible.
El nacimiento de los sistemas documentales: Documentum y las primeras innovaciones
En los años 90, la introducción de plataformas como Documentum revolucionó la gestión documental. Estos sistemas de Gestión de Contenido Empresarial (ECM) ofrecían un enfoque estructurado para almacenar, rastrear y gestionar grandes cantidades de documentos.
“Con Documentum, las empresas pudieron centralizar la gestión documental en los llamados Silos. Era el primer paso para transformar los documentos en recursos empresariales fácilmente accesibles,” explica Giorgio.
Características distintivas de Documentum:
- Versionamiento y rastreabilidad: Historial completo de cambios para cumplimiento y auditorías.
- Flujos de trabajo automatizados: Procesos de aprobación integrados que mejoraban la productividad.
- Seguridad avanzada: Control granular de accesos.
- Integración con otros sistemas: Enlaces a software empresarial y herramientas de diseño.
Documentum encontró aplicación en sectores altamente regulados como el farmacéutico, la energía y las finanzas. Sin embargo, sus capacidades resultaron ser cruciales especialmente en contextos complejos como el aeroespacial. Boeing, por ejemplo, utilizó la plataforma para gestionar millones de documentos técnicos y certificaciones de seguridad, demostrando cuán esencial era una gestión centralizada y estructurada en un contexto documental tan complejo.
El papel del hardware: de la automatización de copias a la digitalización
El hardware ha desempeñado un papel fundamental en transformar la gestión documental, desde las fotocopiadoras hasta los escáneres productivos distribuidos de manera generalizada.
Fotocopiadoras: la primera herramienta de automatización en la gestión documental
Las fotocopiadoras representaron una revolución época en la gestión de documentos antes de la llegada de la informática. Introducidas a gran escala en los años 60, estas máquinas hicieron posible duplicar rápidamente grandes cantidades de documentos, eliminando la necesidad de copiar textos manualmente o con el ciclostil.
“Las fotocopiadoras democratizaron el acceso a la duplicación de documentos. En contextos empresariales y públicos, redujeron los tiempos de trabajo, simplificando las operaciones burocráticas y administrativas,” observa Giorgio.
Impresión láser, fax y multifunciones: la distribución al alcance de todos
Con el avance tecnológico, la gestión documental se movió más allá de la simple duplicación. La impresión láser, introducida en los años 80, ofreció una calidad superior y velocidades de impresión nunca antes vistas. Este desarrollo hizo posible la producción de documentos y su multiplicación, transformando la comunicación empresarial.
Paralelamente, los fax revolucionaron la distribución de documentos, permitiendo por primera vez enviar copias a distancia casi instantáneamente. Giorgio explica:
“El fax fue el primer puente entre lo impreso y lo digital, un símbolo de la rapidez con la que se podían compartir las informaciones incluso entre sedes remotas.”
La llegada de las multifunciones con escáneres productivos, junto con el internet, combinando impresión, escaneo, fax y copia en un solo dispositivo, ha potenciado aún más la gestión documental.
- Distribución capilar: Las multifunciones, ahora presentes en cada oficina, han permitido a todos los empleados acceder a herramientas avanzadas para la producción y modificación de documentos.
- Digitalización sencilla: Los escáneres integrados han hecho posible transformar documentos en papel en archivos digitales, facilitando el archivo, la distribución y la compartición por internet.
- Multiplicación rápida: Las funciones de copia y impresión han eliminado barreras, permitiendo acceder a documentos a gran escala con esfuerzo mínimo.
“Esta fase marcó el inicio de la verdadera productividad documental,” concluye Giorgio. “Ya no se trataba solo de crear o duplicar documentos, sino de modificarlos, archivarlos y distribuirlos en todos los sentidos.”
El desafío de la búsqueda: el primer paso hacia la inteligencia artificial
Con el aumento de los volúmenes documentales, gracias a estas herramientas de hardware como las impresiones láser, las multifunciones y los faxes, el problema ya no era solo almacenar, sino también encontrar rápidamente la información relevante. Esto llevó al desarrollo de tecnologías de búsqueda cada vez más sofisticadas, culminando en la adopción de los primeros elementos de inteligencia artificial.
Google y el modelo PageRank:
- Google introdujo un modelo revolucionario, basado en la relevancia y las conexiones entre los contenidos.
Giorgio observa:
“Google demostró que encontrar rápidamente la información correcta puede transformar la forma de trabajar.”
Autonomy y la inteligencia semántica:
- Autonomy, fundada por Mike Lynch recientemente a su pesar en los reflectores de las crónicas europeas, marcó un punto de inflexión en la búsqueda documental, pasando del análisis de palabras clave a la comprensión del significado de los contenidos. Este modelo abrió el camino a la búsqueda conceptual y al primer uso de redes neuronales primitivas para interpretar los documentos.
Giorgio explica:
“Autonomy fue el primer intento significativo de usar una red neuronal primitiva para procesar e interpretar documentos. Este modelo semántico permitió entender las relaciones lógicas y el contexto, un cambio época para la gestión de la información.”
Elasticsearch y la flexibilidad moderna:
- Elasticsearch ha hecho la búsqueda escalable y personalizable, permitiendo gestionar grandes archivos empresariales con eficiencia y rapidez.
Giorgio añade:
“Elasticsearch ha llevado la búsqueda a un nivel accesible para todas las empresas, con una potencia antes reservada a pocas soluciones a medida.”
El futuro: la visión AI-driven
La gestión documental moderna no es solo el resultado de hardware y motores de búsqueda avanzados. Plataformas como AIDA representan un salto generacional, combinando lo mejor del pasado con la inteligencia artificial.
Las principales innovaciones de AIDA
- IDP (Procesamiento Documental Inteligente):
- AIDA cambia el enfoque más allá de la simple indexación y búsqueda mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), entrando en el campo del IDP para procesar y comprender los documentos de manera inteligente.
- No se trata solo de digitalizar textos, sino de extraer información estructurada y de contextualizarla en procesos empresariales. Por ejemplo:
- Comprensión semántica: AIDA puede distinguir entre una factura, un contrato o un pedido de compra, adaptando el flujo de procesamiento al tipo de documento.
- Clasificación automática: Identifica y organiza documentos basados en el contenido, sin la necesidad de configuraciones manuales complejas.
- Extracción avanzada: Reconoce y captura datos específicos (como montos, fechas o firmas), independientemente del diseño del documento.
- Esta tecnología encuentra aplicación en numerosos sectores, como finanzas, seguros, salud y legal, donde el procesamiento de grandes volúmenes de documentos es una necesidad diaria.
- Relaciones entre documentos:
- Gracias a la precisión garantizada por el IDP, AIDA es capaz de crear conexiones entre documentos aparentemente desconectados, utilizando los Knowledge Graph.
- Esto significa que, por ejemplo, una factura puede estar automáticamente vinculada al contrato asociado, a las notas de crédito relacionadas y a los pagos realizados.
- Este enfoque permite a las empresas obtener una visión completa de la información y tomar decisiones basadas en una comprensión más amplia de sus datos.
- Análisis de datos y visualización:
- AIDA no se limita a gestionar documentos, sino que transforma los datos contenidos y extraídos directamente de los documentos en insights estratégicos para la empresa.
- Gracias a dashboards interactivos, es posible visualizar métricas basadas en la información extraída, como por ejemplo:
- El total de ingresos debidos por los documentos procesados en un período determinado, calculado automáticamente a partir de los datos contenidos en facturas y pedidos.
- Los tiempos de las firmas en los contratos, con el análisis del número de productos o servicios incluidos en cronogramas específicos, para monitorear la eficacia del ciclo de ventas o aprobación.
- Las estadísticas de las anamnesis más frecuentes que un centro clínico debe considerar en la programación de sus actividades, útiles para identificar tendencias y mejorar la eficiencia operativa.
- Esta capacidad transforma los documentos de simples archivos almacenados en herramientas activas de Business Intelligence, fundamentales para tomar decisiones informadas.
- Búsqueda predictiva y automatización proactiva (Hoja de Ruta):
- En el futuro de AIDA, la búsqueda predictiva y la automatización proactiva representan dos elementos complementarios que transformarán aún más la gestión documental.
- La búsqueda predictiva utilizará algoritmos de aprendizaje automático para analizar datos históricos y comportamientos de los usuarios, anticipando necesidades específicas.
- Por ejemplo, AIDA podría sugerir automáticamente los documentos útiles durante la revisión de un contrato, como facturas vinculadas o correspondencias anteriores, reduciendo el tiempo que la actividad requiere.
- La automatización proactiva irá más allá, integrando esta capacidad predictiva en los procesos empresariales:
- Activando flujos de trabajo automáticos basados en escenarios recurrentes.
- Generando notificaciones o acciones preconfiguradas basadas en los documentos procesados.
- Enviando recordatorios para fechas importantes o solicitando intervenciones específicas en tiempo real.
Giorgio comenta:
“Con la búsqueda predictiva y la automatización proactiva, AIDA no será solo una herramienta de apoyo, sino un verdadero asistente digital que anticipa las necesidades, propone soluciones y actúa en nombre del usuario, simplificando procesos complejos.”
Giorgio explica:
“La base sigue siendo una capacidad analítica que permite aprovechar el potencial de los documentos como una fuente directa de datos estratégicos, haciendo la planificación empresarial basada en información real y oportuna.”
Giorgio explica:
“Los Knowledge Graph hacen de AIDA no solo una herramienta de búsqueda, sino de navegación inteligente. No se limita a encontrar documentos; los coloca en un contexto, creando un mapa lógico de las relaciones entre los datos contenidos en los documentos mismos.”
Giorgio subraya:
“El IDP permite transformar documentos complejos en datos utilizables, automatizando procesos que antes requerían la intervención humana y mejorando drásticamente la eficiencia.”
Contextualizar la IA: una nueva era para la acción organizativa
Mirando hacia el futuro, el desafío será cómo ayudar a la IA a ser cada vez más precisa en sus respuestas. Esto ocurrirá a través de una contextualización cada vez más avanzada de la información con la que trabajar, dar respuestas o ejecutar tareas.
Con herramientas como AIDA, la inteligencia artificial se convertirá en un asistente aún más potente e intuitivo, capaz de anticipar las necesidades de los usuarios, reducir errores y simplificar procesos complejos. Esto representa no solo el futuro de la gestión documental, sino una nueva era para la acción organizativa.
