AIDA 14.0: automatización avanzada de documentos con nuevas relaciones, análisis de tablas y edición de PDF

AIDA, la plataforma de Intelligent Document Processing (IDP) basada en Inteligencia Artificial, continúa revolucionando la gestión documental empresarial con el lanzamiento de la versión 14.0.

Las nuevas funcionalidades mejoran la automatización, eficiencia y organización de los documentos digitales, ofreciendo herramientas avanzadas para crear relaciones entre documentos, analizar tablas complejas de manera aún más fiable que en el pasado y modificar archivos PDF de forma intuitiva.

Descubre cómo AIDA 14.0 puede optimizar tus procesos documentales reduciendo los tiempos de gestión y aumentando la productividad empresarial.

Nueva UI/UX para la gestión de relaciones entre documentos

Una de las principales novedades de AIDA 14.0 es la renovada interfaz gráfica para las relaciones entre documentos, que permite conectar de forma inteligente diferentes tipos de documentos a través de un sistema de nodos visual e interactivo.

Con AIDA, las relaciones entre documentos no están vinculadas a entidades predefinidas por el sistema, sino que son generadas dinámicamente por el usuario, que define libremente las propiedades de conexión. Gracias al uso innovador de los Knowledge Graph, esta flexibilidad única en el mercado permite crear una red de información completamente personalizada, adaptándose perfectamente a las necesidades de cada empresa.

¿Por qué las relaciones entre documentos son fundamentales?

En las empresas, los documentos raramente existen aislados.

Facturas, órdenes de compra, contratos, emails e informes están interconectados y a menudo deben consultarse juntos.

Con AIDA 14.0, crear conexiones inteligentes entre documentos es simple y rápido, eliminando búsquedas manuales y aumentando la eficiencia del flujo de trabajo.

¿Cómo funcionan las conexiones entre documentos en AIDA 14.0?

• Interfaz visual intuitiva: conecta los documentos con pocos clics gracias a un sistema de nodos claro e interactivo.
• Reglas de conexión personalizables: las relaciones entre documentos se basan en propiedades definidas por el usuario. Las conexiones soportan cinco criterios:
  • Igual: correspondencia perfecta entre dos valores.
  • Contiene / Está contenido en: útil para encontrar palabras clave o identificar subconjuntos de información.
  • Similar a / Muy similar a: permite conectar documentos con propiedades similares (ej. fechas cercanas o números aproximadamente iguales).
• Automatización con IA: AIDA sugiere automáticamente las conexiones más relevantes entre los documentos, reduciendo el tiempo de configuración y mejorando la precisión de los resultados.
• Escalabilidad ilimitada: crea verdaderas cadenas de relaciones, sin límites, entre cualquier número de documentos y propiedades.

Casos de uso práctico

• Una orden de compra se registra en AIDA.
• Cuando llega una factura, AIDA la conecta automáticamente con la orden correspondiente y verifica si los datos coinciden.
• La factura luego se asocia con el albarán de entrega y con el pago efectuado.
• La empresa tiene una visión completa de todo el ciclo de compra, sin necesidad de búsquedas manuales.
• La relación entre documentos puede iniciar un flujo de trabajo de cualquier tipo como la generación de un documento, el envío de una notificación para un vencimiento inminente, la solicitud de revisión de un documento legal o la actualización automática de una base de datos empresarial.

Análisis de tablas mejorado para una extracción de datos más rápida

Uno de los mayores problemas en la gestión documental digital es la extracción de datos de tablas complejas, especialmente cuando se extienden por varias páginas o presentan formatos no uniformes.

Con AIDA 14.0, la Inteligencia Artificial para el análisis documental es aún más precisa y potente, permitiendo extraer con facilidad información tabular incluso de miles de filas en decenas de páginas de PDF, escaneos y documentos digitales.

Principales ventajas del análisis de tablas de AIDA 14.0

• Procesamiento de tablas multipágina: obtén datos estructurados incluso de tablas extendidas en varias hojas.
• Extracción automatizada y sin errores: sin intervención manual, reduciendo drásticamente el tiempo necesario para analizar datos.
• Compatibilidad con cualquier formato: funciona en documentos escaneados, archivos PDF nativos, imágenes y documentos digitalizados.
• Integración de datos: los datos extraídos pueden transferirse a archivos Excel, o enviarse a sistemas de gestión o bases de datos empresariales gracias a las numerosas integraciones.

Casos de uso prácticos

• Sector financiero: extracción automática de datos de extractos bancarios, balances e informes de gastos.
• Logística y cadena de suministro: análisis de listas de productos, listas de precios y albaranes de entrega.
• Gestión de compras y adquisiciones: automatización de la recopilación de datos de órdenes de compra y presupuestos.

Edición avanzada de PDF para una gestión documental más eficiente

AIDA 14.0 introduce herramientas de edición PDF avanzadas, permitiendo a las empresas gestionar los documentos de manera más dinámica y adaptable a las necesidades operativas.

Funcionalidades principales para la gestión de PDF

• Eliminación de páginas innecesarias: limpia los documentos eliminando contenidos superfluos para un análisis más específico.
• Unión de documentos: combina varios archivos PDF en un único documento, simplificando la consulta y el archivo.
• Reordenación de páginas: organiza el contenido de un documento multipágina con una interfaz intuitiva.
• Clasificación automática: divide un único PDF en varios documentos separados para una gestión más detallada y precisa.

Casos de uso prácticos

• Lotes de escaneos desde multifunción: una oficina administrativa digitaliza cada día cientos de documentos a través de una multifunción, obteniendo un único archivo PDF que contiene facturas, contratos, recibos y órdenes de compra mezclados. Con AIDA, el documento se divide automáticamente en archivos separados, se clasifica y se archiva correctamente sin intervención manual.
• Digitalización de etiquetas de almacén: una empresa logística fotografía cajas enteras con etiquetas de envío para rastrear las mercancías. AIDA reconoce cada etiqueta dentro de la imagen, la extrae como documento separado y la conecta automáticamente con la orden correspondiente, simplificando el seguimiento de la mercancía.
• Separación automática de nóminas: una empresa genera un único PDF que contiene las nóminas de todos los empleados. AIDA reconoce la información clave y divide el archivo en documentos individuales, enviándolos automáticamente a cada empleado respetando la privacidad.

¿Por qué elegir AIDA 14.0 para la gestión documental empresarial?

Con las nuevas funcionalidades de AIDA 14.0, tu empresa puede:

• 🔗 Crear conexiones inteligentes entre documentos, mejorando la accesibilidad a la información empresarial.
• 📊 Extraer y analizar tablas en pocos clics, sin necesidad de transcripciones manuales.
• ✏️ Modificar PDFs directamente en la plataforma, garantizando mayor flexibilidad y control.

AIDA es la solución ideal para quienes buscan un software de gestión documental inteligente, capaz de integrarse con sistemas empresariales como SAP, Dropbox, SharePoint, Google Drive, OneDrive y Xerox DocuShare.

¿Quieres optimizar la gestión de tus documentos?
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